やる気を奪う閉ざされた会議

活動の芯をつくる会議のもち方講座①

ボランティア活動や地縁団体の活動を続けていると「なんのための活動?」という場面に遭遇します。

団体やメンバーの都合を優先して活動するうちに、いつの間にか当初、目指していたものとは違う活動になっていた、などということが起こってしまいます。

団体の活動には、必ずミッションというものがあります。普段、意識していなくても、規約や会則を確認すると「活動の目的」という項目を発見できると思います。活動を始めたころ、やる気満々で決めた会則もいつの間にか、意識の外に追いやられてしまいがちです。

発足から時間が経過するにつれ、メンバーの多くが「なんのため」「誰のため」という活動目的や対象への意識が薄くなってきます。その結果、目の前の活動に振り回され、メンバーそれぞれが充実感や達成感がもてず、惰性で継続しているような状況になってしまいます。なぜでしょう?

こういう状況は、実際の活動が上手くいき、忙しくなればなるほど起こってきます。各方面からひっぱりだこの事業をもつ団体は、当面の依頼に対応することに追われ、メンバー同士の意思疎通が上手くいかなくなってしまうからです。その大きな原因のひとつが、会議のもち方です。忙しくなればなるほど、当面の段取りや人員確保、モノやお金の調達など話さなければならないことがたくさんあり、事務連絡に終始してしまいます。

事務連絡は、予め連絡事項を特定の人たちで話し合い、ある程度決まったことを連絡するというスタイルです。特定の人たちというのは、役員や担当の場合が多いと思いますが、そこに他のメンバーの意見が反映されることはあまり期待できません。

会議でよく行われる「質疑応答」は、答えを持っている人が説明することで、そこに集まったメンバーで答えを出すことではありません。大きな団体なら運営上やむを得ない場合もありますが、小規模団体の場合、このような運営をしていると「指示を出す人」と「指示される人」という構図になってしまい、「みんなで作り上げる活動」とは程遠い状況になってしまいます。このような会議を「閉ざされた会議」といいます。

「閉ざされた会議」は、そこに出席するメンバーの活動に対する意欲や責任意識、将来に向けた思いにまで蓋をし、「どうせ関われないから」と団体運営への関心を奪います。そして、協力者としての限定的な関わり方を選ぶようになります。「人の役にたちたい」と集まった仲間が、会議のもち方が原因で、活動への意欲を失っていくとしたら、とても残念なことです。

次回は、やる気が出る会議のもち方について書きたいと思います。