会議のゴールとそこへのルートを見極める

~講座「課題解決のための会議のプロセスを考える」より⑤~

この講座のポイントは、なんといっても「どのように会議のプロセスを考えていくのか」ということです。

これまでに、現状についての悩みを問題に転換し、そこから団体としてのニーズを掘り出して、今後取り組むべき課題を見つけるまでを書きました。

次のステップは、その課題を解決するための取り組み方法を話し合う会議のプロセスを組み立てます。プロセスは次のような段階を踏むと組み立て易いと思います。

①会議のゴールを決める

ここでいうゴールとは、会議の目標と最終日です。会議の目標は「〇〇を解決するために〇〇をする」のようなメンバーの誰もが理解できる形にしておくと、人によって解釈が違うという事態を防ぐことができます。次に、課題の解決策を検討する期限を決めます。課題解決のための会議は、定例会議とは別に開くことが前提です。定例会議の議題に付け加える形での話し合いでは、充分な時間が取れない上に出席者の関心がブレる恐れがあります。ですので、課題解決のための会議は、短期集中で勝負します。概ね3回程度でまとまるように計画しますが、調査が必要になったり、議論が長引いてしまう場合は延長することも可能です。ただ、あまり長引くと「行動に移す」ことが難しくなります。決めた解決策をまず行動で試し、そこで発生した不具合を調整し、必要であれば再度解決策のための会議を開く方が、実効性が高いと思います。

 

②目標に到達するまでのルートを決める

課題解決のための会議では、欠かせないことがいくつかあります。ひとつは、課題認識の共有です。これは、前項で書いた「悩み」⇒「問題」⇒「ニーズ」⇒「課題」というプロセスを会議で検討するということです。一般的には、「問題点」⇒「解決策」という議論で終わりがちですが、これでは「問題を解決することで手に出来ると期待する状況」を共有することができません。解決策は、メンバーが「こうなりたい」「こうしたい」と思う方向に向けてのものでなければ、目の前の問題が解決したとしても、それが活動の成長につながるとは限らないのです。ですので、団体や組織が目指す形に近づくためのルートを考え、それを3回程度の会議で決定できるようなプロセスを組み立てます。

 

③無理なことは諦める

いくら目標に近づきたいと思っても、解決策を実行する団体や組織には様々な事情があります。むしろ、それらの事情があるからこそ様々な問題が起こるのです。ですので、無理は禁物。出来ることから少しずつ解決していくことで、団体や組織としての自信が生まれ、それがメンバーのやる気を引き出すという好循環が生まれます。肝心なのは、課題解決への関心と意欲をメンバーそれぞれがしっかり持てるようになるプロセスを考えていくことです。

 

④議論しやすい方法を使う

いつもロの字に並べた机での議論では、同じ人が同じような意見を繰り返すという状況になりがちです。プロセスの段階に応じた議論の方法を考えましょう。これてついては、次回の「会議に合わせたワーク手法の使い分け」で詳しく説明します。