会議をつないで活動を創る

活動の芯をつくる会議のもち方講座⑫ ~会議手法編 その5

 3407911bf2a81a797b4561eea21f12db_sさて、とうとう本講座の12回目、最終回になりました。今回は、会議を積み重ねて団体としての活動を安定的に運営していくために必要なことを考えます。

 活動には会議がつきものです。会議には混乱がつきものです。その混乱を整理し、積み重ねていけるものに変換していく方法が5回にわたって書いてきた「会議手法」です。

 「積み重ねていけるもの」というのは、単純に言えば「会議の結論」です。しかし、往々にして結論を無視した会議になってしまうことがあります。よくあるのは、一旦、決まったことを次の会議で覆してしまうケースです。最悪なのは、全員で決めたことをリーダーもしくは進行役が、事情が変わったことを理由に結論を変えてしまうこと。それ以外にも、不満を持ったメンバーが事前に根回しして、会議を混乱させることもあります。

 こうしたことが起こる最大の原因は、決めた結論を尊重しない会議軽視の意識です。これは、活動仲間への軽視とも言えます。「みんなで決める」ことは、団体活動の根本であり、それは「みんなで責任をもつ」ということにつながります。ですので、毎回、きちんと話し合い、みんなが納得できる結論を出すことがとても重要になります。

 しかし、「納得する」というのは、必ずしも「同じ意見になる」ということではありません。個人的な意見だけでなく、団体として考えて「意見は違っても受け入れる」ということです。こうした話し合いを続けていき、団体としての結論を積み重ねていくことで、メンバー個々に「団体の一員としての視点」が育ちます。

 団体の会議は、その1回、1回が団体として成長するための話し合いです。アクシデントやトラブルは、それを「どのようにして解決したか」が問題。様々な課題に対する「解決のノウハウ」の蓄積が、団体としての財産になります。団体にトラブルが起きたとき、会議で背景を明らかにし、原因を探り、対応策を考えるといった一連の話し合いの流れを記録しておきましょう。後で、必ず役に立ちます。

 そのようなトラブルの場合だけでなく、会議では、毎回、会議内容を記録しておきましょう。何をどう記録しても自由ですが、少なくても次の8項目「開催日時」「場所」「出席者」「会議テーマ」「会議内容」「結論」「次回日程」「次回会議テーマ」は記録しましょう。こうした記録を残すことで、会議と会議がつながり、活動の積み重ねが可能になります。毎回、「前回、どこまで話しましたっけ?」というような残念な会議にしないためにも記録は大切です。

 そして、結論を尊重した会議と運営をしていきましょう。やむを得ず、決まったことを変えるときは、必ず会議を通すというルールを守りましょう。

 

これで、「活動の芯をつくる会議のもち方講座」は完結です。最後まで読んで下さった皆さま、ありがとうございました。引き続き、こころざし研究所ブログを宜しくお願いします。