やる気が出る意見のまとめ方とは?

活動の芯をつくる会議のもち方講座⑩ ~会議手法編 その3~

3e23267127175ee333beb3c9ddc7dccd_s会議で進行役の手腕が問われるのは、なんと言っても「意見のまとめ方」です。メンバーの自由な発言に任せて聞くことに集中していたら、時間がなくなってしまい「ではまた次回に」という形で結論を先送りしてしまうことはよくあるパターンです。

そんな結果を未然に防ぐために、進行役は予め話し合いのプロセスに合わせた時間配分を考えておき、予定時間がきたら段階ごとにザッとまとめて次に進むようにします。もちろん、議論が白熱して時間がかなりオーバーすることもあるでしょうし、逆にアッという間にまとまってしまうこともありますので、進行役は常に次の流れを考えながら時間を調整していく必要があります。

さて、協議のまとめ方ですが、「これでなきゃダメ」という手法はありません。むしろ、話し合いの内容や議論の展開に合わせた方法を選択して実施していく必要があります。ここでは、会議をまとめるためによく使う3つの方法を紹介します。

 

①   ひたすら板書法

メンバーが話していることをひたすらホワイトボードや模造紙に書いていくという手法。話している内容を全て漏らさず書いていくという方法もありますが、それが無理な場合は、ポイントと思われる部分を書くということでよいと思います。その場合、発言者の名前も書いておきましょう。

<ポイント>

この手法のメリットは、出席者全員に会議の進捗が見えるということ。「今、何を話しているのか」がよくわかり、時間がたって「○○さんは何て言ったのか忘れた」ということが防げます。そのためには、ひたすら書いていく板書係が1~2名必要です。進行係は、テーマに沿って出た意見のポイントや関連性を考えながら進行し、話し合いをまとめていきます。板書を写真に撮れば、そのまま議事録が完成です。

 

②   付箋カテゴリー分類法

1人ひとりが付箋に意見を書き、同類の意見をグループ化します。「付箋1枚に1項目」というのがルール。これは、たくさんのアイデアを出して、それをカテゴリーに分け、メンバーの意見を分類していくまとめ方です。

<ポイント>

付箋を貼るときは、自分の意見の内容と理由を説明し、どの意見に近いのかを考えてグループ化します。同じ言葉で書かれていても、異なる内容ということもありますので、しっかり説明して自分の判断で貼ります。くれぐれも、進行役や他の人任せにしないことが大切です。

 

③   プロセス紙芝居法

小グループ向きの手法。会議のプロセスごとに話し合いのまとめをA4~3用紙に書き、その流れを紙芝居風に組み立てます。ですので、前回、例にした「過去の問題を整理する」⇒「現在の課題を棚卸しする」⇒「未来につながる課題解決法を生み出す」という流れですと、それぞれについて話し合った結果をまとめた最低3枚の紙芝居になるということです。枚数は必要に応じて変更可能です。

<ポイント>

少人数でしっかり話し合い、合意できた内容を書き留めていくことで、次の話し合いの基礎を作ります。話し合いの経過をストーリー化することで、メンバーがより議論の内容を理解することができます。

 

これら3つの手法は、どれもメンバーの会議への参加意識を高めるための方法です。出席者をお客さんにしないことが、「やる気を引き出す」ために何より大切です。