協議のプロセスはストーリーで考える

活動の芯をつくる会議のもち方講座⑨ ~会議手法編 その2~

df7b3752b2496e27f39fbce78ffbd08b_s「会議手法編 その1」で、メンバーと進行役の双方の会議に対する心得を書きました。これで全員参加型会議の準備ができました。次は、会議の進め方、つまり協議の進行プログラムの作り方について考えます。

協議テーマは、予め前回の会議でメンバーの意見を聞いておくとよいでしょう。ただ、各自が出したテーマ案がバラバラのことも多く、その場合、「今、話し合わなければならないのは何か」という視点で候補をいくつか決めておくと、後で進行役が協議プログラムを立てやすくなります。これ以降は、主に進行役の役割です。

進行役はテーマ候補の中から、緊急性、重要性が高いと思われるものをメインテーマにし、その他の候補はサブテーマとし、メインテーマとの関連性を考え、話し合う順番を決めていきます。例えば、メインテーマの背景や原因などに関するものは、まずそれを話し合い、メインテーマを解決出来た後に考えた方が良いテーマであれば、メインの後にします。全く違うテーマなら、一旦、話し合いを整理した後で改めて協議します。

つまり、話し合いを理解しやすく盛り上げながら進めていくために、話し合いのプロセスにストーリー性を持たせることが重要です。例えば、「団体が抱える課題の原因を明らかにする」⇒「解決策を考える」⇒「それを解決した後に予想できる可能性を考える」というストーリーや、「過去の問題を整理する」⇒「現在の課題を棚卸しする」⇒「未来につながる課題解決法を生み出す」という流れなどです。

完璧なストーリーが出来なくても、筋道立てた流れで解決策を考える話し合いが出来ればOKです。必ずしも「過去」「現在」「未来」という時系列のストーリーにこだわる必要はありません。メンバーが理解しやすい展開に留意することが肝心です。進行役が考えた箇条書きの項目立てだけでは、その関係性や流れが見えてきません。それを見せる手立てが「話し合いのプロセスにストーリー性を持たせる」ということです。つまり、進行役はある意味、ストーリーテラーということになります。

なんとなく難しく感じるかもしれませんが、試しにやってみてください。テーマについていけず置いてきぼりになってしまうメンバーがいない、全員が参加できる充実した会議を実現できます。