意見を「出す」と「引き出す」の違いはなに?

活動の芯をつくる会議のもち方講座⑧ ~会議手法編 その1~

033961これまでの運営編では、立ち上げ期の団体に必要且つ重要な5つの会議「立ち上げ会議」「ミッション構築会議」「ビジョン創作会議」「活動計画決定会議」「年間行動計画」について書いてきました。

ここからは、実際の会議を上手く回して活動を元気にするために役立つ手法について書いていきます。

みなさんの団体では、こんな事はありませんか?

「発言を求めるとシーンと静かになってしまう」

「誰かが脇道に外れると、みんながそれに同調してしまう」

「たくさん意見は出るが、上手くまとめられない」

「話し合いは活発にできるけど、結論が出ないまま時間切れになってしまう」

「決まったはずの事がいつの間にかまた元に戻って議論になる」

これらは多くの団体が抱える会議の問題点です。そこで、そんな問題を解決するヒントを「意見を出す・引き出す」「ストーリーで考える」「意見をまとめる」「結論を出す」「次につなげる」の5項目に分けて書いていきます。この5点は、1回の会議の進行に必要な視点です。これらを意識して進めていくだけで、会議の質がグンと上がります。試す価値はあります。

今回は「意見を出す・引き出す」がテーマです。

この2つは立場の違いを示しています。「意見を出す」のはメンバーで、「意見を引き出す」のは進行役です。それぞれの立場で会議に関わるときに求められる姿勢は異なります。それが上手く噛み合ったとき、全員が満足できる会議が実現できます。

会議は当日だけで完結するものではありません。むしろ、会議の成否は事前準備で決まるとも言えます。きちんと準備した会議では、進行役も出席者も落ち着いて充実した会議を共に創り上げることができます。そのためには双方の会議に対する姿勢が問われます。それぞれに求められる会議の心得は次の通りです。

 

[メンバーが会議に貢献するための10の心得]

<事前に>

①   必ず出欠を連絡する ⇒ 当たり前ですが、ついつい忘れがちに

②   前回の議事録を確認して、それまでの会議の流れを把握する ⇒ そのためにも議事録を作成しましょう

③   事前に示された協議テーマについての情報を集め、自分の考えをまとめる ⇒ 情報収集は全員の仕事です

 

<会議で>

④   少なくとも1回は発言する  ⇒ 出席者の権利を行使し、責任を果たしましょう

⑤   示された発言時間を守る ⇒ 他の人の時間を奪わないで!

⑥   異なった意見を尊重し、否定しない ⇒ 違う意見があるからこそ面白い活動ができます

⑦   他の人の発言を邪魔しない ⇒ どんなオチなのか分かりません。話は最後まで聞きましょう

⑧   テーマに沿った内容を話す ⇒ 関係ない話は混乱のもと

⑨   テーマ外の意見がある場合は、協議が終わってから発言する ⇒ 協議が終わったら、自由に発言を

⑩   ポイントをメモする ⇒ 議事録から漏れてしまうポイントもあります

 

[進行の役割を果たすための10の心得]

 <事前に>

①   協議テーマを決める ⇒ テーマがなければ協議はできません

②   あらかじめ協議テーマをメンバーに知らせる ⇒ 前もってテーマが分からなければメンバ―は準備できません

③   協議事項と連絡事項を分けて、協議に使える時間を把握する ⇒ 出来るだけ多くの時間を確保しましょう

④   全員の意見を引き出すための最適な方法を考える ⇒ 例えば、全体で話し合うのかグループに分かれるのか、付箋を使うか、板書するのかなど

⑤   意見を引き出すための「問い」を考える ⇒ 「何かご意見は?」では出てきません。話し合いを広げたり掘り下げていくための質問を用意しましょう

 

<会議で>

⑥   協議に使える時間を示し、時間の管理をする ⇒ 進行役の一番大切な役割は時間管理です

⑦   意見を見える化する ⇒ 板書や模造紙、付箋を使うなど、協議のプロセスが見えるようにします

⑧   出た意見の関連から次の意見を引き出す ⇒ それぞれの意見のつながりに注目し、話を展開します

⑨   意見が出難いときは例を示す ⇒ 「何を問われているのか」を理解できないと意見は出てきません。「例えば・・・」とイメージを伝えると意見が出やすくなります

⑩   「いいですね」「素晴らしい」「難しい」「できません」などの評価言葉を使わない ⇒ 良し悪しを評価する言葉は、反対意見を封じ込めてしまい、協議に水を差します

 

団体の会議が、進行役に任せっぱなしになっていませんか?

本筋の話がなかなかできない会議になっていませんか?

これらの心得は、当たり前だけどつい見落としがちなことです。あなたの団体の会議を、一度、見直してみましょう。そして、出来そうなところから、変えていきましょう。会議が元気になれば、活動はドンドン成長できます。