全ての出席者が納得できる会議方法はあるのか?

活動の芯をつくる会議のもち方講座②

答えは、「あります」。

会議は、主催者が納得できる答えを提供する場ではなく、そこに出席した全員で納得できる道を探し当てる場です。ですので、「やる気が出る会議」は、出席者がどれだけ能動的に関われるかがカギになります。

能動的に関わるとはどのような事でしょう。意見を出すことはもちろんですが、議題に関する多様な情報提供も必要ですし、話し合ううちに論点がずれないように進行していくことも大切です。それらを出席者全員が意識して会議に参加することが、「やる気がでる会議」のはじめの一歩です。

一言も発することなく終わってしまった出席者がいた会議は、それだけで失敗だと言えます。

なぜならば、その人の意識が、会議だけでなく活動への関心も含めて減退する危険性があるからです。大袈裟に言うと、貴重なメンバーを失う可能性があるということです。

もちろん、会議の規模により、全員の発言が難しい場合もありますが、そういうときでも、事前、事後のアンケートやヒアリングなどで、より多くの人たちの意見を会議や活動に反映していく努力は必要です。

さて、いよいよ本題に入ります(前置きがかなり長くなり、すいません)。ここまでで、活動や団体にとって会議のもち方が、いかに重要であるかがお分かり頂けたと思います。そして、メンバーの思いを組み込んだ活動の芯をつくることも会議の重要な役割です。この講座では、立ち上げ期の比較的小規模な会議(10名程度)のもち方を中心に書いていきたいと思います。

「活動の芯をつくる会議のもち方講座」は2つのプログラムで構成します。1つは「運営の基礎に必要な会議のもち方」、もう一つは「会議進行お役立ち手法」です。「運営の基礎に必要な会議のもち方」では、仲間が集まって活動を始めるところから団体運営の基礎を固めるまでに必要な会議についてまとめます。「会議進行お役立ち手法」では、会議進行していくために役立つ考え方や道具などについて紹介します。

各プログラムの内容は次の通りです。

◆運営の基礎に必要な会議のもち方

①団体の立ち上げ会議

②ミッション構築会議

③ビジョン創作会議

④活動計画決定会議

⑤年間行動計画会議

 

◆会議進行お役立ち手法

①意見を出す・引き出す

②ストーリーで考える

③意見をまとめる

④結論を出す

⑤次につなげる

 

私が10年以上かけて、様々な団体の会議に関わらせて頂いた実績をもとに組み立てました。少しでもみなさんのお役に立つことを願っています。